1．申請等取次制度とは

在留資格変更、在留期間更新、永住許可などの在留手続は、外国人本人が地方出入国在留管理官署へ出頭して申請することが原則です。

しかし、外国人本人が申請のたびに仕事を休み、入管の窓口へ出向くことは、本人にとっても企業にとっても負担になります。

そこで設けられているのが、一定の要件を満たす人が、外国人本人から依頼を受けて申請を取り次ぐ「申請等取次制度」です。

ただし、申請等取次制度を利用した場合でも、審査の過程で必要があると判断されれば、外国人本人が入管へ出頭するよう求められる可能性があります。

2．企業担当者も申請等取次者になれる

申請等取次者になれるのは、行政書士や弁護士だけではありません。

外国人を雇用・受け入れている企業の職員も、所定の手続を行い、地方出入国在留管理局長から承認を受けることで、「受入れ機関等の職員」として申請等取次者になることができます。

例えば、外国人社員を10名程度雇用している企業で、人事担当者が1名または2名いる場合、その担当者が申請等取次者として承認を受けることを検討できます。

3．外国人社員10名が一つの検討目安になる理由

申請等取次者を置くべき外国人社員数について、法令上の基準は設けられていません。

外国人社員が1名でも申請等取次者の制度を検討することはできます。一方、外国人社員が10名程度になると、在留期限や個別事情が異なるため、在留手続が継続的に発生する可能性が高くなります。

申請が年に数件発生する企業では、担当者が制度を理解し、期限と必要書類を社内で管理することにより、外国人社員の手続漏れを防止しやすくなります。

したがって、「外国人社員が10名を超えたら」という表現は、資格要件ではなく、自社の在留管理体制を見直すきっかけとして捉えるのが適切です。

4．企業担当者が取り次げる申請

申請等取次者として承認を受けた受入れ機関等の職員は、制度上定められた範囲で、外国人本人から依頼を受けて申請等を取り次ぐことができます。

※対象となる手続、提出先、受領方法には個別の条件があります。実際の申請時には、出入国在留管理庁の最新案内をご確認ください。

5．永住許可申請も取り次げるのか

申請等取次者として承認を受けた企業担当者は、対象となる自社の外国人社員から依頼を受けて、永住許可申請を取り次げる場合があります。

ただし、会社が外国人社員に代わって「永住許可を申請する権利」を持つわけではありません。
永住許可申請の申請人は、あくまで外国人本人です。

また、企業担当者が申請を取り次いだからといって、永住許可が認められるとは限りません。

永住許可は、素行、独立生計、国益適合要件、在留状況、納税・社会保険料の履行状況などを踏まえて審査されます。

6．誰の申請を取り次げるのか

企業の職員が申請等取次者として承認を受けても、一般の外国人から依頼を受けて、誰の申請でも取り次げる訳わけではありません。

したがって、一般企業が「永住申請代行サービス」などの名称で、不特定の外国人を顧客として申請取次業を行える制度ではありません。

7．申請等取次者になるための手続

企業担当者が申請等取次者になるには、必要書類を揃え、企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理局等へ申請等取次の承認申出を行います。

申請等取次者が会社を退職した場合は、その所属機関における承認の効力が停止します。

転職先でも申請等取次者になる場合は、原則として転職先において新たな承認手続が必要です。

8．申請等取次者ができること・できないこと

「申請等取次者になれば、行政書士と同じ業務がすべてできる」と考えるのは適切ではありません。

申請等取次者制度は、外国人本人から依頼を受け、対象となる在留申請等を取り次ぐための制度です。

企業担当者には、自社の受入れ責任に基づいた正確な情報管理と適正な手続が求められます。

9．自社対応と専門家への依頼の使い分け

申請等取次者を置くかどうかは、単純に「外部費用を削減できるか」だけで判断するべきではありません。

外国人社員の人数、年間の申請件数、担当者の知識、社内の管理体制、案件の複雑さなどを総合的に検討する必要があります。

現実的なのは「すべて自社」か「すべて外部」かではない

企業によっては、定型的な在留期間更新は社内の申請等取次者が担当し、永住許可申請や複雑な在留資格変更は行政書士または弁護士へ相談するという方法が適しています。

自社対応と専門家への依頼を適切に使い分けることで、外国人社員の利便性を高めながら、手続の正確性も確保しやすくなります。

10．企業に求められる管理体制

申請等取次者を置く場合、担当者個人の知識だけに依存しない社内体制が重要です。

在留申請は、申請書を提出して終わりではありません。

外国人社員の雇用状況、職務内容、在留資格、届出義務などを継続して確認することが、適正な外国人雇用管理につながります。

11．オンライン申請を利用できる場合もある

申請等取次者として承認を受けた企業職員は、別途必要となる利用申出等を行い、要件を満たすことで、在留申請オンラインシステムを利用できる場合があります。

オンライン申請を活用すれば、対象手続について、入管窓口へ出向く回数や担当者の移動負担を減らせる可能性があります。

ただし、申請等取次者の承認とオンラインシステムの利用は、同一の手続ではありません。オンライン申請を希望する場合は、出入国在留管理庁が案内する利用条件と手続を別途確認してください。

12．よくある質問

13．まとめ｜外国人社員が増えたら、在留手続の社内体制も見直す

外国人社員を継続して雇用する企業では、在留期間更新や在留資格変更などの手続が、例外的な業務ではなく、毎年発生する通常業務になっていきます。

一定の要件を満たした企業担当者が申請等取次者として承認を受ければ、自社が受け入れている外国人社員の在留申請等を取り次げる場合があります。永住許可申請も、制度上の取次範囲に含まれます。

一方で、申請等取次者は単なる書類運搬者ではありません。外国人社員の在留状況や雇用内容を正確に把握し、期限、個人情報、申請内容を適切に管理する責任があります。

外国人社員が10名を超えたときは、一つの検討機会です。